Management summary NMT 2018 – 2020

‘Voor leden, door leden en met leden’

De Nederlandse en Europese maritieme sector staan voor grote uitdagingen vooral veroorzaakt door geopolitieke (met name handelsverdragen) en technologische veranderingen, zoals de energie en de digitale transitie. Dat stelt eisen aan de ontwikkelingen bij de leden van NMT, maar ook aan NMT zelf. De Bestuursdag bij Damen op 14 september 2017, aangevuld met de interviews en besprekingen bij en met leden, met leden van Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur en medewerkers van NMT, hebben geleid tot de totstandkoming van het driejarenplan NMT 2018-2020.

Mede aanleiding voor de opstelling van dit plan zijn kritische vragen vanuit het bestuur over het takenpakket van en het grote aantal dossiers in behandeling bij NMT, in relatie tot de verwachte kosten- en inkomstenontwikkelingen van de vereniging.

Middellange termijnvisie

NMT 2018-2020 beschrijft de middellange termijnvisie met de taken en de doelstellingen van de vereniging en vormt het raamwerk voor vereenvoudigde jaarplannen voor 2018 t/m 2020. Het plan is beknopt gehouden door alleen de relevante onderwerpen met meer diepgang te behandelden. Aanvullend worden voor elk komend kalenderjaar steeds de (SMART-)doelstellingen en bijbehorende begroting opgesteld. Deze werkwijze moet bijdragen aan meer ruimte voor activiteiten die waarde toevoegen voor de leden. De doelen voor de komende jaren worden onderverdeeld in:

  • Belangenbehartiging
  • Ledennetwerk & Services
  • Commissies, categorieën & vakgroepen
  • Retributie activiteiten
  • Inrichting NMT-organisatie
  • Financiële ontwikkeling NMT

Belangenbehartiging

Belangenbehartiging door NMT wordt beter en efficiënter ingericht door meer focus en structuur aan te brengen. Er zal voor structurele zaken een Public Affairs (PA-)team samengesteld worden, waarbij rollen weggelegd zijn voor een aan te stellen PA-coördinator, enkele bureaumedewerkers, de directie, voorzitter NMT, Harriët Slager (NMT BO) en Roland Kortenhorst (NMT PA-advisor). Aangevuld met twee of drie prominente leden in een klankbordrol. Voor ad hoc zaken zullen gelegenheidsteams geformeerd worden.

De samenwerking met stakeholders zal hét middel worden om meer te bereiken met dezelfde inspanningen. Waar mogelijk zal een nauwere band met collega maritieme brancheverenigingen nagestreefd worden. Mogelijk in vorm van opportunistische gelegenheidsallianties met behoud van NMT-karakter.

PA-inspanningen en de waarde daarvan worden visueel inzichtelijk gemaakt. Deze inspanningen worden duidelijker naar de leden gecommuniceerd. Het aantal dossiers wordt beperkt met als doel focus aan te brengen, effectiever resultaten te boeken en vrije ruimte te creëren. Arbeidsdossiers krijgen meer aandacht en moeten beter benadrukt worden.

NMT is ambassadeur voor haar leden bij tal van initiatieven en entiteiten, onder andere door deelname aan besturen, redacties, platforms, adviesraden, klankbordgroepen et cetera. Ook hier wordt gewerkt aan een structuur ten behoeve van de beoordeling voor acceptatie en tussentijdse evaluatie.

Nieuw is dat er structuur en samenhang wordt gebracht in activiteiten van NMT op ‘pijler overschrijdende’ thema’s. Deze thema’s worden uitgewerkt in programmalijnen die aansluiten bij maatschappelijke thema’s.

In de communicatie wordt een duidelijke aansluiting gezocht met de impact op de scheepsbouw en maritieme toeleveranciers.

NMT krijgt meer een eigen gezicht en een eigen mening en de communicatie zal doelgericht zijn met een scherpe formulering. De banden met de media worden verbeterd.

Ledennetwerk & Services

Focus op het What’s In it for Me principe (WIM). Communicatie met leden wordt scherper met een kwantitatieve onderbouwing. Ieder lid krijgt een eigen contactpersoon bij NMT (Members Advisor), die er tevens voor zorgdraagt dat het bureau meer inzicht krijgt in wat leden beweegt en hoe de vereniging haar leden daarbij actief kan ondersteunen.

Bij alle activiteiten vindt een afweging plaats of het mogelijk en wenselijk is om exclusiviteit te bieden aan leden. Bij belangrijke stakeholders wordt een uitzondering gemaakt.

Het Market Intelligence (MI-)seminar wordt komende jaren verder ontwikkeld en mogelijkheden tot samenwerking met externe marktpartijen actief op maritiem MI-gebied worden verder onderzocht.

Kennissessies van NMT moeten uitgroeien tot een begrip. Mogelijke thema’s zijn: marktinformatie, innovatie, digitale transitie, cyber security en data eigendom, arbeidszaken, financieringen, leiderschap en duurzame energie transitie. Hierbij geldt Members Only, mocht er ruimte zijn dan betalen niet-leden een veelvoud aan toegang.

Er komt meer nadruk voor de dossiers op arbeidszaken, milieu en veiligheid. Beurzen als verdienmodel worden verder uitgediept. Tevens er zal er meer aandacht besteed worden aan procestechnologie.

Commissies, categorieën & vakgroepen

De commissies en categorieën voldoen aan een behoefte. Echter de resultaten en het bereik zijn te beperkt in relatie tot de inspanningen. De samenwerking en kennisuitwisseling tussen en binnen de commissies, categorieën en vak/themagroepen, het bureau en bestuur moeten verbeterd worden. Bij het vaststellen van de (Pijler-)jaarthema’s en -doelstellingen krijgen de verschillende commissies een meer verantwoordelijke rol. Dat wordt gerealiseerd door:

  • het opstellen van een Terms of Reference
  • het creëren van een link met het Algemeen Bestuur
  • het vastleggen van compliance, deelnemers/leden moeten een verklaring ondertekenen
  • het stellen van een gelimiteerde zittingstermijn aan voorzitters
  • het bepalen van jaarlijks doelstellingen

De samenstelling, frequenties en het aantal categorieën en commissies wordt mogelijk herzien.

Retributie-activiteiten

Activiteiten die aanvullende inkomsten (retributie) voor de vereniging genereren, sluiten aan op de missie van NMT en moeten derhalve: ‘Een aantoonbaar belang (direct of indirect) hebben voor de leden, bereik onder de leden hebben, bijdragen aan de kennispositie van NMT en een positief effect hebben op de branding van de Nederlandse maritieme maakindustrie.’

De financiële motivatie voor het uitvoeren van een project gaat niet boven het ledenbelang, maar alle projecten moeten tenminste kostenneutraal afgesloten worden (inclusief afdekking risico’s en overhead). Additionele activiteiten, de komende twee jaar te ontwikkelen, leveren naar verwachting elk jaar circa € 50K extra op. Er wordt capaciteit vrijgemaakt voor Business Development.

Vanuit samenwerkingen vergroot NMT het trainingsaanbod (on- en offline) met meer generieke trainingen. Trainingen, die niet goed lopen, worden uit het aanbod geschrapt.

Europese innovatieprojecten moeten voldoen aan de voorwaarden gesteld aan retributie-activiteiten als in H5 benoemd. Projectvoorbereidingskosten worden in rekening gebracht bij de deelnemers of er wordt een subsidie aangetrokken. Een gedegen projectadministratie is een vereiste. Mogelijke kostenoverschrijding komen ten laste van de consortium leden, die daarvoor hoofdelijk aansprakelijk moeten worden.

In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 14 september 2017 is besloten dat NMT, ter dekking van risico’s en kosten, bevoegd wordt een percentage van de gerealiseerde subsidies terug te vorderen van haar leden. Uiterlijk in Q2 van 2018 krijgt dat zijn beslag en moet de regeling met terugwerkende kracht tot 1 januari 2018 van toepassing zijn. Dit is ook van toepassing op alle lopende projectsubsidies. Er zal een commissie samengesteld worden om te komen tot uitvoerbare voorstellen.

Inrichting NMT-organisatie

Bij de inrichting van de NMT-organisatie 2018-2020 zijn strategische keuzes gemaakt:

  • Van vast naar meer flexibel
  • Van tactisch & operationeel naar meer strategie & regie
  • Van kostenbesparing naar kostenefficiënt (door automatiseren en standaardiseren)

Deze strategische keuzes zijn gemaakt tegen de achtergrond van verschillende ontwikkelingen, waarbij het de insteek is om, ondanks de terugval in contributie-inkomsten, het werk op een goede manier voor de leden te blijven verrichten. Dat betekent dat er organisatorische maatregelen moeten worden genomen om op een zo efficiënt mogelijke manier de werkzaamheden in te richten. Uitgangspunt voor aanpassing van de NMT-organisatie is dat met een licht dalend aantal vast medewerkers meer effect wordt bereikt met het uitvoeren van de kerntaken van de organisatie. Aanvullende en specialistische kennis en tijdelijke capaciteit wordt verworven door het selectief en flexibel inzetten van externen en zijn in de begroting van 2018 opgenomen.

Talentvolle medewerkers krijgen meer ruimte. Talent wordt aangemoedigd en verder ontwikkeld door te investeren in trainingen en cursussen.

De indeling in de pijlers Trade (handelsbevordering), Innovation (product, proces en organisatie) en Human Capital (opleiding en arbeid) blijft bestaan, maar de dossiers worden op een meer logische wijze belegd. Medewerkers kunnen activiteiten in meerdere pijlers uitvoeren. Organisatorisch worden de pijlers Human Capital en Innovation samengevoegd.

Er is behoefte aan meer coördinatie op de retributie-activiteiten (beheer, business development) en op de public affairs activiteiten. Voor beide activiteiten is een coördinator nodig met nader te bepalen taken en bevoegdheden.

Bureaumedewerkers worden merkdragers van NMT en spelen een belangrijke rol op Netwerkbijeenkomsten en beurzen. De ‘tone of voice’ wordt veranderd, van uniform ‘U’ naar gedifferentieerd voor de verschillende deelgebieden

Projectverwerving en -beheer wordt aan striktere regels gebonden.

De momenteel versnipperde backoffice wordt een bedrijfsbureau, onder de noemer: ‘Verenigingsmanagement’.

Er is helaas nog veel te verbeteren aan de huidige automatiseringsgraad. Eind 2017 moet duidelijk zijn wat er zonder abrupte en grote ingrepen bereikt kan worden in 2018-2019. Het doel is om op ledenbeheer, leden-accountadministratie als ook op (financiële) verwerking van de jaarlijks ca. 2.500 deelnemers aan in totaal ruim 55 trainingen, events en kennissessies een aanzienlijke efficiency te behalen.

Voor meer informatie over NMT 2018-2020 kunt u contact opnemen met Roel de Graaf (Managing Director) via graaf@maritimetechnology.nl.